Hasznos tanácsok a a bemutató készítéshez:

• A bemutató legyen vázlatszerű, tartalmazza a fontos információkat tömören, érthetően.

• Figyeljünk a betűszín és a háttérszín összhatására, törekedjünk a jól olvashatóságra.

• Az animációk, mozgások, különleges effektusok alkalmazásánál legyünk mértéktartóak, a túl sok
  mozgás zavaró lehet.

1.    Alapfogalmak

A bemutatók lehetnek előadások kísérő anyagai, reklámanyagok, amelyeket egy termék, szolgáltatás bemutatására használnak. A bemutató (prezentáció) diakockák sorozata.

1.1. Képernyős bemutatók

Az elektronikus bemutatóhoz készített diák tartalmazhatnak szöveget, diagramokat, rajzobjektumokat és alakzatokat, clipartokat, mozgóképeket, hangokat és más programokban készített ábrákat. Az utolsó pillanatban is végezhetünk módosításokat a bemutatón, és diaáttűnések, időzítés és animálás használatával határozhatjuk meg, hogyan kövessék egymást a diák. Bemutatót futtathatunk egyetlen gépen, vagy konferencia-bemutatót hálózaton keresztül, több számítógépen.

1.2.  Bemutató nyomtatott változata

A bemutatót megtervezhetjük úgy, hogy az mind a képernyőn színesben, mind nyomtatón szürke árnyalatokkal vagy tiszta fekete-fehérben nyomtatva látványos legyen. Megtekinthetjük, hogy a bemutató milyen lesz fekete-fehér nyomtatásban, és elvégezhetjük a szükséges változtatásokat. Ha úgy szeretnénk beállítani a színeket, hogy a lehető legjobb legyen a fekete-fehér nyomtatás, kattintsunk a Fekete-fehérben gombra. Dia nézetben az egér jobb gombjával kattintsunk a dián lévő bármelyik objektumra, a helyi menün válasszuk a Fekete-fehér parancsot, majd kattintsunk a kívánt beállításra. A fekete-fehér nézetben elvégzett változtatások nincsenek hatással a képernyőn megjelenő színes bemutatóra.

1.3. Kivetített képek

Írásvetítő-fóliát használó bemutatót is készíthetünk, ha a diákat fekete-fehérben vagy színesben fóliára nyomtatjuk. A diák iránya álló vagy fekvő is lehet.

1.4. Jegyzetetek, emlékeztetők és vázlatok

A bemutató könnyebb követhetősége érdekében a hallgatóság számára emlékeztetőt készíthetünk a diák kisméretű változatának felhasználásával, amelyekről egy oldalra kettőt, hármat vagy hatot nyomtathatunk. A közönség számára előadói jegyzeteinket is kinyomtathatjuk. Válasszuk a Fájl / Nyomtatás parancsát, majd a Nyomtatandó mezőben kattintsunk az Emlékeztető vagy a Jegyzetoldal elemre. Miközben a bemutatón dolgozunk, kinyomtathatjuk a vázlatot, beleértve a diacímeket és a főbb pontokat. Válasszuk a Fájl menü Nyomtatás parancsát, majd a Nyomtatandó mezőben kattintsunk a Vázlat nézet elemre. Ezen felül használhatjuk a Fájl / Küldés parancsát, amellyel a diaképeket és jegyzeteket átküldhetjük a Word programba, majd a Word szolgáltatásainak segítségével tovább alakíthatjuk külalakjukat.

1.5.  WWW dokumentumok

A bemutatót kifejezetten internetes használatra is tervezhetjük, például HTML formátumban is elmenthetjük.

2.    Power Point nézetei

2.1. Dia nézet

Dia nézetben az egyenként megjelenített diákhoz szöveget és ábrát adhatunk. Ha át szeretnénk váltani Dia nézetre, kattintsunk a Diák fülre. Megtekinthetjük a teljes diát, vagy növelhetjük a nagyítás mértékét, hogy a dia egyes részletein pontosabb munkát végezhessünk.

Ha az egyik diáról a másikra szeretnénk váltani, húzzuk a PowerPoint ablak jobb oldalán található görgetőcsúszkát.

2.2.  Vázlat megjelenítés

Vázlat nézetben – ez a legmegfelelőbb nézet mondanivalónk megfelelő elrendezéséhez a bemutatóban – megtekinthetjük, hogyan követik egymást a főbb pontok a diákon. Ha át szeretnénk váltani Vázlat nézetre, kattintsunk a Vázlat fülre.

2.3. Jegyzetoldal megjelenítés

Jegyzetoldal nézetben elkészíthetjük a bemutató során használni kívánt előadói jegyzeteket. A jegyzeteket ki is nyomtathatjuk. Ha át szeretnénk váltani Jegyzetoldal nézetre, kattintsunk a Nézet/Jegyzetoldal menüpontra.

2.4.  Diarendező megjelenítés

Diarendező nézetben megtekinthetjük a teljes bemutatót, így egyszerűen vehetünk fel, törölhetünk vagy helyezhetünk át diákat. Ha át szeretnénk váltani Diarendező nézetre, kattintsunk a Diarendező gombra. A Diarendező eszköztár gombjainak segítségével beállíthatjuk a diavetítés időzítéseit és megválaszthatjuk az animált áttűnés módját az egyik diáról a másikra való átváltáshoz.

3.    bemutató készítése

3.1.  A képernyő részei

 

Többféleképpen készíthetünk új bemutatót. A bemutató készítésének egyik módja, hogy kiválasztunk egy üres, de a bemutató külalakját meghatározó tervezősablont. Elkezdhetjük a munkát egy másik alkalmazásból, például Wordből importált vázlatot vagy egy üres, tartalmi és formai javaslatok nélküli bemutatót felhasználva.

3.2.  Bemutató készítése tervezősablonok használatával

Az első dia minden esetben a bemutató címét és alcímét tartalmazza.

Tervezősablon használata

A Nézet/Munkaablak paranccsal megjelenítjük a munkaablakot. Munkaablak/Diatervezés menüpont segítségével kiválasztjuk a tetszés szerinti sablont.

Színsémák használata

Munkaablak/Diatervezés-színsémák segítségével kiválasztjuk a tetszés szerinti színsémát.

Animációs sémák

Animációs sémákkal a diakocka statikus elemeit dinamikusan jeleníthetjük meg. Ehhez kattintsunk Munkaablak Diatervezés/Animációs sémák menüpontra, és válasszuk ki az ízlésünknek megfelelő animációt.

Új Dia beszúrása

Válasszuk a Beszúrás/Új dia parancsot. A Munkaablak (ha nem látható a Nézet/Munkaablak menüvel lehet bekapcsolni) Dia elrendezése előre beállított elrendezéseket tartalmaz. A megfelelő minta kiválasztása után legörgetve a jobboldali nyilat a következő lehetőségek közül választhatunk: Alkalmazás a kijelölt diákra vagy Új dia beszúrása. Az új dia a korábban beállított színséma és tervezősablon szerint fog megjelenni.

Vetítés, Vetítési beállítások

A Diavetítés/Diavetítés paranccsal megtekinthetjük az elkészített diasorozatot. A vetítést ESC billentyű lenyomásával lehet megszakítani. A Diavetítés/Vetítési beállítások menüpont segítségével további beállításokra van lehetőség:

3.3.   A bemutató egyéni beállításai

Saját, egyéni stílus kialakításához egyéni színsémákat, egyéni hátteret, áttűnést, egyéni animációt használhatunk.

Egyéni színséma

Munkaablak/Diatervezés-Színsémák/Színsémák szerkesztése lehetőséggel tetszőleges színeket adhatunk meg.

Egyéni háttér

Jobb egér gombbal a diakockára kattintva kiválasztjuk az Egyéni háttér parancsot. A kitöltési effektus lehetőséget kiválasztva megtervezhetjük a saját stílusunknak megfelelő hátteret. Az egyéni háttér ablakban. A Legyen mind gomb az összes dián, megjeleníti az általunk megtervezett hátteret, az Alkalmazás a kijelölt diára csak az aktuális dia hátterét módosítja.

Egyéni animáció

Animáció létrehozásához válasszuk ki a diakocka valamely elemét, majd a hatás hozzáadása listából válogassunk az effektusok közül.

3.4.   Áttűnés létrehozása a diabemutatóban

1.  Dia vagy Diarendező nézetben jelöljük ki azt a képkockát vagy azokat képkockákat, amelyekhez áttűnést szeretnénk kapcsolni.

2.  Válasszuk a Diavetítés menü Áttűnés parancsát.

3. A Hatás mezőben válasszuk ki a megfelelő áttűnést, és igény szerint adjunk meg további beállításokat is.

4.  Ha az időzítést csak a kijelölt diákra szeretnénk alkalmazni kattintsunk, a Legyen gombra.

Ha az időzítést valamennyi diára alkalmazni szeretnénk kattintsunk, a Legyen mind gombra. Az áttűnés kipróbálásához kattintsunk a Diavetítés gombra.0

3.5. Objektumok beszúrása

Objektum bármely diára beszúrhatunk, ha azt szeretnénk, hogy ez az objektum minden dián szerepeljen akkor a dia mintába kell beszúrni (lásd 5. fejezet).

3.5.1.   WordArt használata

Beszúrás/Kép/WORDART segítségével előre megformázott feliratokat készíthetünk. A Wordart eszköztár segítségével módosíthatjuk a felirat tulajdonságait.

3.5.2.  Táblázat beszúrása

Beszúrás/Táblázat menüpont segítségével készíthetünk táblázatokat, formázni a Formátum/Táblázat menüpont segítségével lehetséges

3.5.3.  Diagram

Beszúrás/Diagram parancs segítségével lehet diagramokat beilleszteni. A minta adattáblába felvesszük, az adatokat, Excelben megszokott módon. A diakockán automatikusan elkészült oszlop diagramot a Diagram/Minták paranccsal módosíthatjuk.

3.5.4.   Szervezeti diagram

Beszúrás/Szervezeti diagram segítségével egy cég szervezeti hierarchiáját jeleníthetjük meg. Beszúrhatunk munkatársat, asszisztenst illetve beosztottat.

3.6. Dia törlése

1. Jelöljük ki a törölni kívánt diát a Diák ablakban a Diarendező nézetben.

2. Válasszuk a Szerkesztés menü Dia törlése parancsát vagy  jobb egér gombbal a megjelenő helyi menüből a Dia törlése parancsot.

Több dia törléséhez váltsunk Diarendező vagy Vázlat nézetre. A diákra való kattintás során tartsuk lenyomva a SHIFT billentyűt, majd válasszuk a Dia törlése parancsot.

3.7.  Mentés

Fájl/Mentés paranccsal menthetjük a bemutatót a szokásos módon, a kiterjesztése *.ppt lesz. A bemutatót elmenthetjük weblapként, interneten is megtekinthető *.html formátumban. A Fájl/Küldés/Microsoft Word parancs lehetőséget ad arra, hogy a bemutatót elmentsük Word szövegszerkesztőbeli vázlatként.

3.8.  Nyomtatási beállítások

A bemutató nyomtatásánál, Fájl/Nyomtatás, beállíthatjuk hány diakocka kerüljön egy oldalra. Az olvashatóság érdekében érdemes beállítani a Szürkeárnyalatos vagy a Csak fekete-fehér opciót.

4.  Bemutató készítése importált Word vázlat alapján

Meglévő Word dokumentumot is felhasználhatunk bemutató készítésére.  Ajánlatos a vázlathoz címstílusokkal, például a Microsoft Word címstílusaival formázott dokumentumot használni, mert ezek alapján a PowerPoint  képes elkészíteni a diákat. A Címsor 1 stílussal formázott bekezdések lesznek a diák címei, a Címsor 2 stílusú bekezdések fogják alkotni a szöveg első szintjét és így tovább.

1.   A Wordben elkészített munkában állítsuk be a megfelelő címsor stílusokat.

2. Válasszuk a  Fájl/Küldés/Microsoft Power Point menüpontot.

Ha már PowerPointban dolgozunk, lehetőségünk van a Word dokumentum PowerPointba történő importálására is. Ehhez a PowerPointban válasszuk a Fájl/Megnyitás parancsát. A Fájltípus mezőben kattintsunk a Minden fájl elemre. A Fájlnév mezőbe írjuk be a Word dokumentum fájlnevét és helyét.

5.  Dia-minta

Az a dia, amely a bemutatóban szereplő összes dián megjeleníteni kívánt cím, törzsszöveg és bármilyen más háttérelem formázására alkalmas. Ha módosítjuk a dia-mintát, akkor a módosítás hatással lesz a mintán alapuló bemutató összes diájára. A Dia-minta megjelenítéséhez válasszuk a Nézet/Minta/Diaminta menüpontot.

5.1.   A cím és szöveg formázása

A dia-minta segítségével a dián szereplő címeket és a fő szöveg tulajdonságait formázhatjuk meg, (a betű típusát, méretét és színét, valamint a különleges hatásokat, például az árnyékolást). A felsorolásjelek stílusának megváltoztatásához kattintsunk a szöveg helyőrzőjére, majd válasszuk a Formátum menü Felsorolás parancsát.

5.2.   Főcím létrehozása

A cím-minta segítségével beállíthatjuk a bemutató címdiáját vagy első diáját, és megformázhatjuk a bemutató címét és alcímét. Ha minden létrehozandó bemutató cím-diájának egységes megjelenítést szeretnénk biztosítani, használjuk a cím-mintát. Cím-minta létrehozásához váltsunk át Dia-minta nézetre, majd válasszuk a Beszúrás /Új cím-minta parancsát. A cím-minta megjelenítéséhez válasszuk a Nézet / Minta/ Diaminta parancsot, majd a diaminta nézet helyi menüből az Új címminta beillesztése parancsot.

5.3.  Háttérkép és szöveg hozzáadása

Ha egy ábrát vagy szöveget az összes dián meg szeretnénk jeleníteni, akkor vegyük fel a dia-mintára (pl. cég logo ). Az objektumok ugyanazon a helyen jelennek meg a diákon, mint a dia-mintán. Objektum átméretezéséhez jelöljük ki az objektumot, majd húzzuk a méretező fogantyúkat. Az objektumok áthelyezéséhez húzzuk az objektumot az új helyre.

Ha szöveget szeretnénk hozzáadni minden diához, akkor a Rajz eszköztár Szövegdoboz gombjának segítségével adjuk hozzá a szöveget a dia-mintához.

Ha élőlábat szeretnénk hozzáadni minden diához, például a diasorszám vagy a dátum feltüntetésére, akkor válasszuk a Nézet / Élőfej és élőláb parancsát, adjuk meg a kívánt beállításokat és a kívánt szöveget, majd kattintsunk, a Legyen mind gombra.

6.  Diasorszám, dátum, időpont vagy élőláb

Az élőláb és az élőfej a diákkal kapcsolatos olyan általános információk tárolására szolgál, mint a bemutató dátuma és időpontja, a diasorszámok vagy az oldalszámozás, vagy annak az eseménynek a megjelölése, amelynek alkalmából a bemutató készül. Miután az adatokat meghatároztuk, a megfelelő minták használatával módosíthatjuk az élőfej és az élőláb helyét és külalakját a diákon, jegyzetoldalakon, emlékeztetőkön és vázlatokon.

Az élőfejen és az élőlábon kívül a dátumot, az időpontot és a dia sorszámát az egyes diák tetszőleges pontjára helyezhetjük.

6.1.  Diasorszám, dátum, időpont vagy élőláb

1. Válasszuk a Nézet / Élőfej és élőláb parancsát.

2. Ha az adatokat a diákra szeretnénk helyezni, válasszuk a Dia lapot.

Ha az adatokat a jegyzeteken vagy a hallgatóságnak kiosztott emlékeztetőkön szeretnénk elhelyezni, válasszuk a Jegyzetek és emlékeztetők lapot.

3.   Adjuk meg a kívánt beállításokat.

4. Ha az adatokat csak az aktív dián szeretnénk feltüntetni, kattintsunk a Legyen gombra.

Ha az adatokat a bemutató valamennyi diáján szeretnénk feltüntetni, kattintsunk a Legyen mind gombra.
Az egyes diák tetszőleges részére szúrhatunk be sorszámot, dátumot és időpontot a Beszúrás / Diaszám valamint a Beszúrás/ Dátum és idő parancsával.

6.2.  Az élőláb és az élőfej módosítása  

1. Válasszuk a Nézet / Minta parancsát, majd kattintsunk a módosítandó mintára.

2. Jelöljük ki az élőlábat vagy az élőfejet, és húzzuk át új helyére, vagy módosítsuk szövegjellemzőit.

A mintaemlékeztetőn végzett módosítások a Vázlat nézetben kinyomtatott bemutatón is látszani fognak.

Ügyeljünk arra, hogy a dátum, az időpont és a diaszám helyőrzőjében nehogy újabb karaktereket írjunk be vagy töröljünk, mert különben a helyőrzők használhatatlanokká válnak.

6.3. A kezdő diasorszám módosítása

Előfordulhat, hogy a diák sorszámozását nem az 1-től szeretnénk kezdeni, például akkor, ha a bemutató egy hosszabb bemutató második része.

1. Válasszuk a Fájl / Oldalbeállítás parancsát.

2. A Kezdőszám mezőben adjuk meg azt a sorszámot, amelytől a diák számozását kezdeni szeretnénk.

6.4.  Képkocka elrejtése a diabemutató idejére

• Dia nézetben válasszuk a Diavetítés menü Dia elrejtése parancsát.

• Diarendező nézetben jelöljük ki az elrejteni kívánt diát, majd kattintsunk a Dia elrejtése gombra. A dia sorszáma áthúzva jelenik meg.

Amikor bemutatót tartunk, a tartalom legyen az események középpontjában. A használt eszközök, például színek, animációk és áttűnések arra szolgálnak, hogy segítsék mondanivalónk kifejtését, nem pedig arra, hogy elvonják a hallgatóság figyelmét, és a különleges hatásokra irányítsák.